昨晩、東商の「きた経営塾」のクローズ勉強会に参加してきました。といっても、このコロナなご時世なので、ZoomによるWebミーティングでしたが。
今回のテーマはビジネスツールのクラウド化、オンラインツール化ということで、それぞれオフラインで行っていた業務を、クラウドサービスを活用して効率化していこうというお話でした。
私は個人事業主なので、クライド化によって全社のツールやデータを共通化するという恩恵は受けづらいのですが、その代わりスマホを含め複数のデバイスによって作業を行っているため、そのPC内にのみ存在する固有のデータというのは、なるべくなくしていきたいと考えていました。
そのため、DropboxやGoogleドライブなどのクラウドストレージや、Evernoteやクラウド確定申告等のクラウドシステムは以前から活用していましたが、意外と知らないツール、今以上に省力化（ここ重要）やデータ管理や参照がラクになるツールがあることが知れて、大変勉強になりました。
実は名刺管理システムを使っていなくて、これまで昔ながらの名刺ファイル使っていたんですよね（笑）。ちょうど4冊目の名刺ファイルがパンパンとなったので、買い足そうと思っていたのですが、これを機会にクラウド名刺管理システム「Eight」を利用することにしました。
実際の使い勝手についてはさらに使い込んでからになりますが、名刺の取り込みはスマホ撮影によるOCRと手入力サービスの併用で精度の高い名刺データ化を実現しているそうです。
また、既存に取り込まれている名刺を参照に知り合い等を探す機能もあって、大変便利です。
かくいう私も、自分の名刺を登録したところ、すでに私の名刺を登録してくれていたEight利用者の人たちの名前が出てきて驚きました。
なるほど、これは便利です。
取り込んだ名刺はスマホでもPCでも参照できるので、デバイスやアカウント個別にアドレス帳を作る必要はないですし、仮にデバイスの故障が発生してもクラウド上にデータが残るので復元が可能なのは心強いですね。
なにより、名刺の写真撮ればOKというのは便利でいいです。
（私のクラウド化のモチベーションは、「いかにラクをするか」なので）
もう少し使ってみて便利そうでしたら、年額4800円の「プレミアム」使ってみようかなと思います。
そうそう、先日メインPCを入れ替えた際も、PC内のデータをクラウドストレージとNASに入れたので引っ越しが簡単でした。
以前でしたらUSBの外付けHDDを使ってPCのデータを移動させていましたが、今は普段からクラウドストレージとNASにデータを入れているので、そもそもデータ移動の手間がほぼありませんでした。随時バックアップしていないフォルダ内のデータを動かしただけでしたね。
PCの買い換え時も便利ですが、普段のバックアップとしても有効なので、クラウドストレージはTB単位で契約するのが吉だと思いますね。
私は仕事では2TBの容量が使えるDropboxのPlusを使っています。
